Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
[ALEX: HIER NAME/FIRMENNAME + STRASSE HAUSNR + PLZ ORT, ÖSTERREICH EINTRAGEN], E-Mail: info@ki-works.eu (im Folgenden „ki-works", „wir").
2. Wer ist wofür verantwortlich?
Diese Erklärung betrifft zwei unterschiedliche Rollen:
- Website-Besucher und Interessenten (z. B. das Kontaktformular auf dieser Seite): Hier ist ki-works Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
- Gäste unserer Restaurant-/Geschäftskunden, die telefonisch reservieren oder bestellen: Hier ist der jeweilige Betrieb (z. B. das Restaurant) Verantwortlicher, ki-works verarbeitet die Daten in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Der Betrieb informiert seine Gäste eigenständig; ki-works stellt hierfür Hinweistexte und den telefonischen Aufzeichnungshinweis bereit.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Website-Nutzung | Aufruf der Seiten (keine Analyse-Cookies gesetzt) | Bereitstellung der Website |
| Kontaktanfragen | Name, Betrieb, E-Mail, Telefon, Nachricht | Bearbeitung Ihrer Anfrage |
| Gästedaten (im Auftrag des Betriebs) | Name, Telefonnummer, Reservierungs-/Bestelldetails | Reservierungs-/Bestellannahme |
| Anruf-Rohdaten | Gesprächsaufzeichnung, Transkript | Erstellung der Reservierung/Bestellung, Qualitätssicherung — Löschung nach 7 Tagen |
| Kunden-Zugangsdaten | Login-E-Mail, verschlüsseltes Passwort | Zugang zum Dashboard |
4. Rechtsgrundlagen
Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Reservierungen/Bestellungen und Kundenanfragen; berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an Betrieb und Verbesserung des Dienstes, z. B. Qualitätssicherung von Telefonaten.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein:
- Anthropic (Claude API), USA — Verarbeitung von Gesprächsinhalten zur Erstellung von Zusammenfassungen und Auswertungen.
- Vapi Inc., USA — Technische Abwicklung der Telefonanrufe, Spracherkennung, Aufzeichnung.
- Twilio Inc., USA/EU — Telefonnummern und SMS-Versand.
- Contabo GmbH, Deutschland — Serverhosting (Datenbank, Anwendung).
- E-Mail-Hosting-Anbieter — Versand von Benachrichtigungs-E-Mails.
Bei der Übermittlung an Anthropic und Twilio in die USA stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die automatisch Bestandteil der jeweiligen Nutzungsbedingungen bzw. Auftragsverarbeitungsverträge sind. Für Vapi prüfen wir aktuell die entsprechenden Vertragsgrundlagen.
6. Speicherdauer
- Gesprächsaufzeichnung und Transkript: werden automatisiert nach 7 Tagen gelöscht.
- Reservierungs- und Bestelldaten: werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. gesetzlicher Aufbewahrungspflichten des jeweiligen Betriebs gespeichert.
- Kontaktanfragen: werden gelöscht, sobald sie bearbeitet sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich hierfür an info@ki-works.eu bzw. — bei Gästedaten — direkt an den jeweiligen Betrieb. Sie haben zudem das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) zu beschweren.
8. Cookies
Diese Website verwendet keine Analyse- oder Tracking-Cookies. Für technisch notwendige Einstellungen (z. B. Ihre Theme- oder Sprachwahl, Ihren Login im Kunden-Dashboard) wird ausschließlich der lokale Browser-Speicher (localStorage) verwendet — dieser sendet, anders als ein Cookie, keine Daten automatisch an unseren Server und benötigt daher keine Einwilligung. Über den Cookie-Banner bzw. den Link "Cookie-Einstellungen" im Footer können Sie dennoch schon jetzt zwischen "nur notwendige" und "alle akzeptieren" wählen — vorsorglich für den Fall, dass wir künftig Analyse- oder Marketing-Dienste einsetzen. Ihre Wahl können Sie dort jederzeit ändern.
9. KI-Transparenz
Gespräche mit unseren KI-Rollen (z. B. telefonische Reservierungsannahme) werden Gästen zu Beginn des Gesprächs klar als automatisierte, KI-gestützte Kommunikation kenntlich gemacht (Art. 50 EU-KI-Verordnung). Den entsprechenden Hinweistext stellt ki-works dem jeweiligen Betrieb zur Verfügung.